Documentos corporativos têm valor estratégico, legal e operacional. Guardar informações além do necessário pode parecer seguro, mas muitas vezes é um risco.
Por outro lado, eliminar dados antes do prazo legal pode gerar multas, processos e perda de evidências importantes. A solução? Ter uma política de retenção documental clara, estruturada e alinhada com as exigências legais.
Neste artigo, vamos mostrar por que a retenção correta de documentos é essencial para a segurança jurídica, como montar uma política eficiente e como a tecnologia da wehandle pode automatizar e proteger esse processo do início ao fim.
O que é uma política de retenção documental?
É o conjunto de regras e diretrizes que define por quanto tempo um documento deve ser armazenado, onde ele deve ficar, quem pode acessá-lo e quando ele pode ou deve ser descartado.
Essa política envolve diferentes áreas da empresa e precisa seguir legislações específicas — que variam conforme o tipo de documento, setor e obrigações fiscais, trabalhistas, ambientais ou contratuais.
Uma boa política organiza o ciclo de vida documental, que inclui:
- Criação ou recepção;
- Armazenamento seguro e controlado;
- Manutenção por tempo determinado;
- Descarte ou arquivamento definitivo, conforme a Lei.
Sem esse controle, as empresas acumulam dados desnecessários, aumentam o custo de armazenamento, expõem-se a vazamentos e correm o risco de descumprir prazos legais.
Por que a retenção documental é tão crítica?
1. Conformidade legal
Diversas legislações exigem que documentos sejam mantidos por períodos específicos. Por exemplo:
- Documentos trabalhistas: geralmente, 5 a 30 anos;
- Fiscais: mínimo de 5 anos (conforme o Código Tributário Nacional);
- Contratuais: enquanto durar o contrato + prazo prescricional.
Ignorar essas exigências pode gerar autuações, multas e ações judiciais.
2. Redução de riscos
Documentos desatualizados ou armazenados de forma inadequada podem:
- Ser usados contra a empresa em disputas;
- Expor dados sensíveis em vazamentos;
- Comprometer auditorias e certificações;
- Impedir uma defesa sólida em fiscalizações.
3. Eficiência e economia
Manter documentos pelo tempo certo (nem mais, nem menos) reduz o volume de dados, facilita buscas, libera espaço físico ou digital e diminui custos de gestão e backup.
4. Segurança da informação
Dados pessoais ou confidenciais devem ter armazenamento seguro e descarte correto, conforme a LGPD. Políticas bem implementadas evitam incidentes e garantem a integridade e o sigilo das informações.
Como construir uma política de retenção documental eficiente?
1. Mapeie os tipos de documentos da empresa
O primeiro passo é saber o que sua empresa gera, recebe e armazena. Isso inclui:
- Documentos fiscais e contábeis;
- Registros trabalhistas e previdenciários;
- Contratos com clientes e fornecedores;
- Certidões, alvarás, licenças;
- Treinamentos e exames de profissionais;
- Documentos de terceiros alocados.
Cada tipo terá um prazo e uma regra diferente.
2. Classifique e defina prazos legais
Com base na legislação vigente, defina o tempo de retenção de cada categoria de documento. Se houver dúvidas, consulte as áreas: jurídica, fiscal e de compliance. Organize tudo em uma tabela de retenção.
Por exemplo:
3. Estabeleça fluxos de arquivamento e descarte
Determine como os documentos devem ser arquivados (digital, físico ou híbrido), quem tem acesso, como são protegidos e em que momento podem ser descartados.
É essencial ter processos padronizados, com rastreabilidade e segurança. A destruição de documentos deve seguir normas, com registros da data e método utilizado.
4. Integre tecnologia ao processo
Fazer isso manualmente é praticamente inviável. Por isso, contar com uma plataforma robusta como a wehandle faz toda a diferença.
A wehandle ajuda a automatizar a retenção documental
A wehandle oferece uma solução completa para gestão de documentos, controle de prazos e conformidade contínua, centralizando tudo em uma única plataforma.
A automação desses processos pode reduzir em até 90% o tempo dedicado à análise e categorização de documentos, segundo um levantamento da consultoria McKinsey & Company.
Com um software adequado, a empresa pode aplicar regras personalizadas de retenção, emitir alertas sobre prazos de descarte e assegurar a integridade das informações arquivadas.
Armazenamento seguro e centralizado
Todos os documentos — fiscais, trabalhistas, contratuais ou de fornecedores — são armazenados em ambiente digital com controle de acesso, criptografia e backup automático.
Você acessa tudo em segundos, com filtros por tipo, data, empresa, colaborador ou fornecedor.
Validação por Inteligência Artificial
Ao receber um documento, a plataforma usa IA para validar sua integridade, leitura e conformidade. Isso evita arquivos incompletos, vencidos ou ilegíveis.
O retorno acontece em até 48 horas — com alertas automáticos para correções.
Controle de vencimentos e prazos
A wehandle permite configurar prazos legais de retenção por tipo de documento. O sistema emite alertas automáticos antes do vencimento e notifica sobre o descarte seguro, dentro das regras de compliance.
Esse recurso ajuda a manter a empresa sempre regular e evita a guarda desnecessária de documentos.
Relatórios e histórico para auditoria
Tudo é rastreável: quem enviou, quando foi validado, quem acessou. Em auditorias, basta gerar um relatório com poucos cliques. Isso reduz o estresse, acelera o processo e evita multas.
Integração com a gestão de terceiros
Na gestão de fornecedores, a retenção documental é ainda mais crítica. A wehandle conecta os documentos da empresa prestadora com os de seus profissionais (como exames, treinamentos e certificados), mantendo tudo atualizado e acessível.
Com o monitoramento em tempo real, sua empresa identifica riscos antes que eles virem passivos.
Descarte seguro e documentado
Ao final do ciclo de retenção, a plataforma orienta sobre o descarte correto e registra o histórico. Isso garante conformidade com a LGPD e outras leis, sem expor a empresa a vazamentos ou descuidos.
Boas práticas para manter a retenção documental em dia
- Revise periodicamente a tabela de retenção, conforme mudanças na legislação;
- Treine sua equipe sobre a importância e os prazos legais;
- Evite armazenar documentos fora dos sistemas oficiais;
- Padronize os nomes de arquivos e estruturas de pastas digitais;
- Tenha políticas assertivas sobre acesso, backup e descarte;
- Use tecnologia para automatizar tarefas repetitivas e críticas.
Consequências de ignorar a retenção correta
Empresas que não têm controle sobre seus documentos enfrentam riscos como:
- Multas trabalhistas e fiscais por não apresentar documentos exigidos;
- Processos judiciais perdidos por falta de provas documentais;
- Incidentes com dados pessoais não eliminados dentro do prazo legal;
- Perda de certificações ISO ou de clientes exigentes em compliance;
- Custos altos de armazenamento e gestão de dados obsoletos.
Retenção documental e LGPD: atenção redobrada
Com a implementação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), empresas passaram a ter a obrigação de proteger dados pessoais e eliminar ou anonimizar dados desnecessários após a finalidade do tratamento ser alcançada.
A retenção inadequada de dados pessoais pode acarretar sanções pesadas, como multas. Essas penalidades visam garantir a conformidade das empresas com as normas de proteção de dados pessoais.
Com isso, a retenção de documentos que contenham dados pessoais precisa seguir princípios como:
- Necessidade: guardar apenas o necessário;
- Finalidade: com propósito claro e legítimo;
- Transparência: com ciência do titular;
- Eliminação após o uso: salvo obrigação legal.
A wehandle ajuda a aplicar esses princípios, emitindo alertas sobre o ciclo de vida dos dados e registrando todas as ações de acesso, armazenamento e descarte.
Sua empresa no controle do próprio histórico
Uma política de retenção é uma ferramenta poderosa de proteção legal, eficiência operacional e conformidade estratégica.
Ao organizar prazos, padronizar fluxos e automatizar a gestão de documentos, sua empresa reduz riscos, evita multas e opera com mais confiança.A wehandle é a parceira ideal nesse processo: sua plataforma integrada garante que nenhum documento seja perdido, vencido ou descartado fora do prazo — e tudo com agilidade, segurança e inteligência.
