Em um mundo corporativo cada vez mais digital e regulado, a gestão de documentos deixou de ser uma tarefa administrativa e passou a ser uma questão estratégica.
Armazenar, organizar, validar e monitorar documentos com segurança é fundamental para reduzir riscos legais, garantir compliance e manter a eficiência operacional.
Nesse cenário, o Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) surge como uma solução indispensável.
Neste artigo, vamos explorar os principais benefícios do GED, como implementar essa tecnologia na sua empresa e de que forma a plataforma da wehandle pode facilitar esse processo com eficiência, segurança e automação.
O que é GED e por que sua empresa precisa?
O GED (Gestão Eletrônica de Documentos) é um sistema que organiza o ciclo de vida completo dos documentos corporativos em ambiente digital: desde a criação, envio e armazenamento até a validação, controle de prazos e auditorias.
Com ele, sua empresa elimina arquivos físicos, reduz erros humanos e tem acesso rápido e seguro a qualquer informação necessária.
Mas o GED vai além da digitalização. Ele estrutura os processos documentais de forma inteligente e integrada, garantindo segurança jurídica, acesso controlado, alertas de vencimento e conformidade com normas internas e externas.
Mas porque isso é importante?
Segundo uma pesquisa da Gartner, 76% dos líderes de compliance afirmam que melhorar a gestão de riscos associados a terceiros é uma prioridade estratégica. Ou seja, manter documentos e processos bem organizados digitalmente não é apenas uma questão de eficiência — é uma medida essencial para proteger a empresa contra falhas, inconformidades e prejuízos reputacionais.
Sem GED: os riscos ocultos
Empresas que ainda operam com gestão documental manual ou descentralizada enfrentam:
- Perda ou extravio de documentos importantes;
- Falta de controle sobre vencimentos e atualizações;
- Risco de passivos legais por documentos vencidos;
- Dificuldade em auditorias e fiscalizações;
- Baixa eficiência operacional.
Esses riscos geram custos ocultos e podem comprometer contratos, certificações, imagem institucional e até a operação do negócio.
1. Os principais benefícios do GED
1.1 Segurança documental
Com um sistema de GED bem implementado, os documentos são armazenados em ambiente seguro, com criptografia, controle de acesso e backup automático. Isso evita extravios, acessos indevidos e alterações não autorizadas.
A wehandle, por exemplo, conta com validação por Inteligência Artificial, garantindo que os documentos armazenados estejam corretos, legíveis e em conformidade com os requisitos da empresa.
1.2 Eficiência operacional
Centralizar a gestão documental reduz o tempo de busca por informações e elimina o retrabalho. A automatização dos processos permite que equipes deixem de lado atividades operacionais e foquem em tarefas estratégicas.
Na wehandle, o envio, validação e organização de documentos é automatizado, o que acelera homologações, treinamentos e auditorias.
1.3 Alertas e controle de prazos
Documentos vencidos são uma das principais causas de não conformidade. Um bom GED emite alertas automáticos para vencimentos, pendências e atualizações necessárias.
A wehandle permite configurar alertas para documentos de fornecedores e seus funcionários, garantindo que tudo esteja atualizado antes de auditorias ou fiscalizações.
1.4 Acesso remoto e rastreabilidade
No GED, todo documento possui um histórico de acesso e modificações, garantindo rastreabilidade e conformidade. Além disso, as equipes podem acessar documentos de forma segura, de qualquer lugar.
Com a wehandle, esse controle está disponível em tempo real, com login seguro e permissões customizáveis para cada usuário.
1.5 Conformidade e auditoria facilitada
A gestão documental eficiente facilita auditorias internas e externas, reduzindo riscos regulatórios. Empresas que precisam atender normas trabalhistas, fiscais, ambientais ou anticorrupção se beneficiam muito de um GED completo.
Com os relatórios de conformidade e dashboards da wehandle, sua equipe tem visibilidade total da situação documental da empresa.
2. Como implementar um sistema GED na sua empresa
A implementação de um GED deve ser planejada, escalável e integrada com os processos da empresa. A seguir, um passo a passo para orientar esse processo.
Mapeamento documental
O primeiro passo é identificar todos os tipos de documentos gerados e recebidos pela empresa — contratos, certidões, documentos de funcionários, treinamentos, certificados, licenças etc.
Na gestão de terceiros, por exemplo, isso inclui:
- Documentos da empresa prestadora;
- Documentos dos colaboradores alocados;
- Registros de treinamentos e EPI;
- Certidões fiscais e trabalhistas.
Definição de responsáveis e fluxos
Cada documento precisa de um fluxo definido: quem envia, quem valida, qual a periodicidade de atualização, e quais são os critérios de aceitação.
A plataforma da wehandle permite criar fluxos personalizados para cada tipo de documento, automatizando validações e notificações.
Digitalização e centralização
Documentos físicos devem ser digitalizados e migrados para um repositório eletrônico único. Essa é a base da eficiência: todas as informações em um só lugar, acessíveis de forma organizada.
Na wehandle, a centralização acontece de forma intuitiva e segura, com categorização por empresa, projeto, profissional ou qualquer outro critério relevante.
Validação e auditoria inicial
Antes de colocar o sistema em operação, é essencial validar todos os documentos migrados. A plataforma da wehandle usa Inteligência Artificial para validar os documentos em até 48 horas, identificando possíveis problemas e prevenindo falhas futuras.
Treinamento e adaptação das equipes
Para garantir adesão ao novo processo, é fundamental treinar as equipes. A wehandle disponibiliza módulos de EAD com rastreamento de desempenho, garantindo que todos compreendam e cumpram suas responsabilidades no novo sistema.
Além disso, segundo um levantamento do Sebrae, manter os colaboradores bem informados é essencial, especialmente em momentos de mudança ou crise. A instituição destaca que os funcionários são agentes estratégicos da comunicação e podem atuar como porta-vozes poderosos da empresa — reforçando credibilidade e consistência nas mensagens internas e externas.
Monitoramento contínuo
Com o sistema operando, o monitoramento passa a ser constante. Documentos são atualizados, vencimentos controlados e riscos identificados em tempo real. O GED se torna um ativo vivo e estratégico para a empresa.
3. GED aplicado à gestão de terceiros
Na prática, o GED tem impacto direto na gestão de terceiros, um dos pontos mais críticos para compliance nas organizações.
A wehandle oferece uma solução completa que integra o GED à gestão de fornecedores, desde a homologação até o acompanhamento contínuo.Veja como isso se aplica:
Homologação de fornecedores
A plataforma automatiza a coleta e validação de documentos exigidos na fase de onboarding, utilizando dados públicos e análises financeiras via score Boa Vista. Isso acelera a homologação e garante que apenas fornecedores em conformidade iniciem a parceria.
Monitoramento em tempo real
A conformidade dos terceiros é monitorada de forma automática, com alertas para vencimentos, documentos expirados ou mudanças de status. Tudo integrado ao GED.
Documentação
A wehandle também permite gerenciar os documentos dos profissionais, como exames, certificados e treinamentos. Isso garante conformidade com exigências legais e contratuais.
Relatórios de conformidade
Com os relatórios automatizados, sua empresa acompanha o status documental dos parceiros e pode agir rapidamente diante de riscos. É transparência e controle com poucos cliques.
4. Por que escolher a wehandle para sua gestão documental?
A wehandle é uma solução integrada para gestão de terceiros que resolve os maiores desafios documentais enfrentados pelas empresas.
Diferenciais da wehandle:
- Automatização total: desde a coleta até a validação;
- Validação por IA: com retorno em até 48 horas;
- Alertas inteligentes: para vencimentos e pendências;
- Armazenamento seguro: com controle de acesso;
- Relatórios completos: com visão gerencial e comparativos;
- EAD integrado: para treinamentos documentados e rastreáveis;
- Controle de acessos: vinculado à situação documental dos terceiros.
Essa combinação entrega agilidade, eficiência e conformidade — tudo em uma interface intuitiva, fácil de usar e escalável para diferentes portes e setores.
Leve a sua gestão documental ao próximo nível
A gestão documental é um pilar essencial para a segurança, eficiência e conformidade de qualquer empresa. Ignorar essa necessidade é abrir espaço para erros, multas, retrabalho e perda de competitividade.
Com um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), sua empresa passa a operar com mais inteligência, reduz riscos e ganha velocidade para crescer.
Ao escolher a wehandle, você não está apenas digitalizando documentos — está transformando a forma como sua empresa lida com seus processos, parceiros e compromissos legais.Simplifique sua gestão. Automatize, controle e leve sua operação a um novo patamar com a wehandle.
