A terceirização de serviços é uma prática consolidada no Brasil e no mundo, impulsionada pela busca por agilidade, especialização e redução de custos operacionais. Mas à medida que mais processos são delegados a empresas externas, cresce também a responsabilidade sobre o controle, a conformidade e a gestão de documentos relacionados a esses terceiros.

Nesse contexto, os indicadores de desempenho se tornam fundamentais. São eles que permitem transformar a gestão de terceiros em um processo estratégico, baseado em dados, capaz de garantir segurança da informação, conformidade legal e eficiência contínua.

Indicadores fornecem dados objetivos para monitorar obrigações legais, identificar falhas operacionais e garantir que cada terceiro atue dentro dos parâmetros exigidos pela empresa.

Por que medir o desempenho de terceiros é essencial?

Terceirizar não significa abrir mão do controle. 

Ao contrário: exige ainda mais atenção a aspectos como documentação trabalhista, obrigações fiscais, riscos regulatórios e política de retenção documental. 

Afinal, a empresa contratante continua responsável por muitas das obrigações legais relacionadas aos serviços terceirizados.

Deixar esse acompanhamento nas mãos de planilhas ou processos manuais não é apenas ineficiente — é perigoso. 

Falhas na entrega de documentos obrigatórios, como CNDs, PPRA, PCMSO ou certidões fiscais, podem gerar autuações, multas e passivos trabalhistas que comprometem diretamente a saúde financeira e a reputação da organização.

A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) também reforça essa necessidade: qualquer empresa que compartilhe dados com terceiros precisa demonstrar controle sobre como essas informações são tratadas, armazenadas e protegidas. 

E isso inclui prestadores de serviço, fornecedores e consultorias.

A Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) prevê sanções que vão de advertências à aplicação de multas de até 2% do faturamento anual da empresa, com limite de R$ 50 milhões por infração.

Sem indicadores de desempenho, não é possível acompanhar esses riscos de forma estruturada — e tampouco agir com agilidade em caso de não conformidades.

Quais indicadores priorizar na gestão de terceiros?

A definição dos indicadores deve considerar o perfil da operação, o volume de terceiros contratados e os riscos envolvidos nas atividades desempenhadas. 

No entanto, alguns KPIs são considerados essenciais para qualquer operação que busca conformidade, performance e controle documental efetivo.

1. Conformidade documental

Esse indicador mede o percentual de documentos obrigatórios entregues corretamente por cada terceiro. A análise deve considerar prazos de validade, exigências legais específicas e atualizações periódicas.

Por que é crítico: permite agir preventivamente antes que uma documentação vencida se transforme em um risco trabalhista ou fiscal.

2. Tempo médio de regularização

Mede quanto tempo um terceiro leva, em média, para corrigir pendências documentais notificadas pela empresa contratante.

Por que importa: ajuda a identificar parceiros com maior comprometimento com a conformidade legal e aqueles que exigem acompanhamento mais próximo.

3. Frequência de não conformidades

Quantifica o número de ocorrências em que um terceiro deixou de cumprir obrigações contratuais, documentais ou legais em um determinado período.

Por que usar: mapeia fornecedores críticos, permite classificar riscos e direcionar planos de ação com base em dados objetivos.

4. SLA de entrega documental

Indica o percentual de documentos entregues dentro do prazo estipulado.

Por que é útil: reforça o controle sobre o fluxo de documentos exigidos por lei e pelas cláusulas contratuais.

5. Índice de retenção documental adequada

Avalia se a empresa está respeitando sua política de retenção, armazenando documentos pelo período necessário para fins legais, fiscais e de auditoria.

Importância estratégica: garante que a organização esteja preparada para fiscalizações, evitando multas e perdas por descarte incorreto de arquivos.

Segundo o Sebrae, manter uma política eficiente de retenção e arquivamento de documentos é uma das principais práticas para reduzir riscos fiscais e trabalhistas 

Como a wehandle transforma indicadores em inteligência de negócio?

Monitorar indicadores como os descritos acima exige mais do que boa vontade. 

Planilhas são limitadas, descentralizadas e propensas a erros. Quanto maior a operação e mais terceiros estiverem envolvidos, maior o risco de desorganização, falhas e não conformidades.

É por isso que empresas com foco em crescimento e compliance têm adotado soluções especializadas como a wehandle, que atua como uma plataforma completa de gestão de documentos, retenção, segurança da informação e conformidade legal.

Com a wehandle, é possível:

• Automatizar a coleta e a validação de documentos dos terceiros com base em checklists personalizados;
• Visualizar indicadores de desempenho em tempo real, com dashboards intuitivos e relatórios gerenciais;
• Definir regras de retenção documental de acordo com a legislação vigente e as políticas internas da empresa;
• Receber alertas proativos sobre vencimentos, pendências ou documentos inválidos;
• Rastrear o histórico completo de conformidade de cada parceiro com poucos cliques.

Essa abordagem não apenas reduz riscos, mas também melhora a tomada de decisões, permitindo que áreas como jurídico, compliance, RH e compras atuem com mais estratégia e previsibilidade.

Medir para proteger e evoluir

Se a terceirização é uma realidade irreversível, a gestão de terceiros precisa ser tratada como um pilar da governança corporativa. Isso significa adotar processos baseados em evidências, não em achismos.

Os indicadores de desempenho são as ferramentas que garantem essa governança: eles expõem fragilidades, ajudam a estruturar políticas de retenção consistentes, evitam sanções legais e transformam a relação com os terceiros em uma alavanca de valor.

Empresas que medem, controlam e automatizam sua gestão com tecnologia estão mais preparadas para crescer com segurança, cumprir a LGPD, enfrentar fiscalizações e proteger sua reputação.

Fale com o time da wehandle e saiba como podemos transformar sua gestão de terceiros em um processo inteligente, seguro e 100% digital.